Rapportez tout conflit d’intérêt que vous-même ou un coauteur avez et toute source de financement susceptible de créer un conflit d’intérêt pour vous-même ou un coauteur. Précisez si vous êtes l’un des coauteurs du résumé et si vous le présenterez, s’il est accepté. Si ce n’est pas vous qui présenterez le résumé, vous devrez indiquer la personne qui le fera, sur l’écran suivant, lorsque vous entrerez les noms des auteurs. Les choix faits ici peuvent être modifiés sur la page des auteurs.

Si vous avez déjà soumis un résumé pour ce congrès, les auteurs apparaîtront dans la liste déroulante. Le système retrace tous les auteurs que vous avez ajoutés. Si l’un d’eux est aussi l’auteur de ce résumé, sélectionnez-le simplement dans la liste déroulante, vérifiez les renseignements, puis cliquez sur « Sauvegarder ». Si l’auteur n’apparaît pas dans la liste, vous devrez créer une nouvelle entrée pour cet auteur et fournir les renseignements demandés.

Le champ correspondant à État/Province est réservé aux auteurs d’Australie, du Canada et des États-Unis. Les auteurs des autres pays peuvent ignorer ce champ.

Pour ajouter une affiliation, cliquez sur le premier champ d’affiliation et sélectionner « Ajouter une affiliation ». Une fenêtre contextuelle apparaîtra, où vous entrerez les données de l’affiliation. Cliquez sur « Sauvegarder », puis retourner au premier champ d’affiliation et sélectionnez l’affiliation que vous venez d’ajouter dans la liste déroulante. Si l’auteur a plus d’une affiliation, répétez l’opération pour chacune. Vous pouvez ajouter jusqu’à trois affiliations par auteur.

Le champ Biographie est optionnel, mais nous vous invitions à fournir une brève biographie, de deux à trois phrases, pour présenter l’auteur. Les présidents de séance s’en serviront pour présenter les orateurs à une présentation orale a été accordée. Les biographies ne sont pas nécessaires si vous optez pour une affiche.

Veuillez fournir les courriels des auteurs, si possible. Toute communication avec les auteurs se fait par courriel. Même si le coauteur n’est pas le présentateur, le fait d’avoir son adresse électronique nous permet de créer l’index des auteurs. Si R. Smith et R.B. Smith, de l’Imperial College London, ont la même adresse électronique, nous savons qu’il s’agit de la même personne. Si vous n’avez pas les adresses électroniques des auteurs, entrez « Néant » dans le champ correspondant.

Répétez l’opération jusqu’à ce que vous ayez entré tous les coauteurs. Le nombre d’auteurs rattachés au résumé n’est pas limité, mais utilisez plutôt un nom d’organisation (par ex., Groupe d’étude sur le SIDA de New York) lorsque la liste des auteurs est longue.

Reportez-vous aux instructions sous « Format et symboles » pour l’utilisation des symboles grecs et mathématiques dans les titres et pour conserver les italiques, les exposants, etc. Ces instructions s’appliquent également au champ du titre.

Pour copier-coller, ouvrez votre fichier de traitement de texte et saisissez le texte de votre résumé à l’aide de la souris (sans les auteurs ni le titre, puisque vous les avez déjà entrés). Copiez le texte sélectionné, en cliquant sur le bouton droit de la souris et en sélectionnant « Copier » (commande C pour les utilisateurs de Mac) ou sélectionnez « Copier » dans le menu Édition de votre logiciel. Une fois que vous avez copié le texte, retournez dans votre navigateur, placez le curseur tout en haut de la fenêtre de saisie et sélectionnez « Coller » dans le menu Édition de votre navigateur ou à l’aide du bouton droit de la souris (Commande P pour les utilisateurs de Mac).

Le texte de votre résumé devrait apparaître dans la fenêtre de saisie. Nous vous suggérons de prévisualiser votre résumé (cliquez sur « Aperçu » sous la fenêtre de saisie), de l’imprimer, puis de le relire.

Fermez l’écran de prévisualisation, faites toutes les corrections voulues. Si vos tableaux, graphiques ou caractères s’affichent correctement, vous pouvez sauvegarder votre résumé en cliquant sur « Sauvegarder ». Votre résumé sera envoyé au serveur et sauvegardé dans la base de données. Pour la plupart des auteurs, le processus s’arrête là. Mais si vous avez utilisé des symboles grecs ou mathématiques ou des exposants, des caractères gras, en italique, des graphiques ou un tableau, il vous reste d’autres étapes à franchir – voir ci-dessous.

Pourquoi le nombre limite de mots est-il un chiffre impair et pourquoi n’arrivez-vous pas au même total ? Tous les algorithmes de compte de mots produisant des résultats légèrement différents, le compte effectué par votre logiciel sera certainement différent du compte effectué sur ce site. Comme le logiciel le plus couramment utilisé pour rédiger les résumés est MS Word, nous avons comparé nos algorithmes à ceux de Ms Word et nous avons constaté que nous obtenions constamment un compte de mots légèrement plus élevé. C’est pourquoi nous ajoutons une marge de 10 pour cent à la limite souhaitée. De la sorte, si les organisateurs veulent une limite de X mots, nous établissons notre limite algorithmique = 1,1 X.

Une fois le résumé sauvegardé, un écran de révision s’affichera, avec tous les renseignements que vous avez entrés, pour une dernière vérification. Si tout est correct, cliquez sur « Soumettre pour examen », en bas de l’écran. Vous avez fini et vous pouvez fermer votre navigateur.

Notez que le résumé n’est pas terminé tant que vous n’avez pas cliqué sur « Soumettre pour examen »; il est simplement sauvegardé, mais pas encore approuvé pour l’examen par les pairs. À la clôture, le support technique examinera tous les résumés sauvegardés mais pas soumis à examen et il soumettra ceux qui semblent être terminés.

Les codets ne seront pas imprimés. Voyez le résultat sur l’écran « Aperçu ».

ASTUCE : Vous pouvez copier-coller les codets de cette feuille d’instructions au lieu de les taper chaque fois. Sélectionnez le codet au complet, sinon votre navigateur ne le reconnaîtra pas.

Symboles grecs ou mathématiques
Si le système d’exploitation de votre ordinateur est récent (XP, Vista, OS10), vous devriez utiliser des caractères Unicode et copier-coller tous les symboles grecs, mathématiques ou autres dans votre résumé sans difficulté. (Le site utilise la norme UTF-8). Mais si vous avez un ordinateur moins récent ou si vous utilisez un type de caractère plus ancien, les symboles grecs ou mathématiques de votre résumé seront peut-être remplacés par d’autres caractères lorsque vous coller le texte dans votre fenêtre. Vérifiez dans l’aperçu que tous les symboles grecs, mathématiques ou autres symboles peu communs sont capturés correctement.

Si vous avez une substitution de caractère, vous pouvez utilisez le lien « Caractères spéciaux » pour appliquer les symboles grecs et mathématiques. Par ex., si votre ordinateur est ancien ou que vous utilisez des caractères non Unicode et que vous avez un β (Beta) dans votre résumé, il se peut qu’il ait été remplacé par un « b » lorsque vous avez collé le texte dans la fenêtre de saisie. Cela se produit parce que votre navigateur ne peut travailler qu’avec un seul type de caractère à la fois, et si on lui demande le caractère 255, il remplacera bêta par le caractère par défaut correspondant à la touche de votre système – à savoir « b ». Pour rétablir β, cliquez sur « Caractères spéciaux ». Une fenêtre éclair apparaîtra. Cliquez sur β, puis fermez la fenêtre éclair. Un code pour β apparaîtra dans la petite fenêtre à côté du lien « Caractères spéciaux ». Copiez ce code «β » et cherchez la première phrase où β devrait figurer dans votre résumé. Saisissez le « b », cliquez sur le bouton droit de la souris, puis sélectionnez « coller ». Le « b » devrait avoir été remplacé par le code β. Cliquez sur « Aperçu » et vous verrez que le code β apparaît à l’endroit voulu. Lorsque votre résumé sera publié, c’est β qui sera imprimé.

ASTUCE : une fois que vous avez copié le code pour β, remplacez toutes les occurrences de β dans votre résumé avant de corriger le prochain symbole grec ou mathématique

Les utilisateurs de systèmes d’exploitation asiatiques ou arabes doivent faire très attention aux symboles grecs et mathématiques, car leurs caractères ne sont peut-être pas Unicode. Utilisez de préférence les caractères Unicode, si possible.

Si vous avez besoin d’un caractère qui n’est pas dans le tableau et que vous ne pouvez pas copier-coller, envoyez un courriel détaillé au support technique. Il insérera pour vous le caractère voulu.

Si votre résumé comporte un tableau, vous ne pouvez pas le copier-coller dans le champ de saisie. Les sites Web ne saisissent pas les tableaux des traitements de texte. Supprimez le tableau de votre résumé avant de coller ce dernier dans le champ de saisie (si vous l’avez déjà collé, supprimez tout dans le domaine de saisie et recollez sans le tableau).

Cliquez sur « Créer un tableau » et entrez le nombre de lignes et de colonnes souhaité, puis cliquez sur « Actualiser » pour créer le tableau. Cliquez ensuite sur « Aligner l’en-tête » et « Aligner les données » pour établir le format de chaque colonne. « Aligner l’en-tête » réfère au formatage de la première cellule de la colonne et « aligner les données » à toutes les autres cellules de la colonne. Ensuite, vous pouvez entrer les données dans les cellules du tableau. Après avoir entré vos données dans les cellules, cliquez sur « Sauvegarder ». tout caractère Unicode entré dans le tableau doit être sauvegardé correctement, mais les exposants et les indices sont plus problématiques, car il faut utiliser les caractères < et > (voir ci-dessous).

Une fois que vous avez sauvegardé votre tableau, vous retournerez dans votre résumé où vous trouverez maintenant un codet dans la liste du tableau qui ressemble à **table1**, Copiez ce codet et collez-le dans le corps de votre résumé où vous voulez que votre tableau apparaisse. Sélectionnez « Aperçu » pour voir le tableau. Ne vous inquiétez pas de son apparence, tant que les données sont correctes dans la cellule voulue, il s’imprimera correctement. Le graphiste formatant le volume du résumé disposera correctement le tableau.

Si vous avez besoin de modifier le tableau, cliquez sur le codet **tableau1** dans la liste, faites les modifications voulues et sauvegardez. Le tableau de votre résumé sera automatiquement mis à jour. Vérifiez dans l’aperçu. L’algorithme du compte de mots comptera chaque tableau pour 50 mots, dans le total de votre limite de mots.